课程大纲

申请简介和 Documentation Management

  • 归档系统类型(字母、数字、主题、地理)
  • 不同系统的优缺点
  • 文档在组织中的作用
  • 法律和监管要求

建立有效的归档系统

  • 评估组织需求
  • 选择合适的归档系统
  • 标准化文件命名约定
  • 文件柜类型和存储解决方案
  • 标记和索引技术

管理活动记录

  • 识别活动记录
  • 管理活动记录的策略
  • 创建文件计划
  • 实现和维护文件计划

Electronic 文档 Management

  • 电子文档管理系统(EDMS)简介
  • 数字申请的好处
  • 扫描文档的最佳做法
  • 管理扫描的文档

记录生命周期 Management

  • 文档创建标准
  • 将记录捕获到系统中
  • 设置保留计划
  • 记录保留的法律和法规遵从性
  • 安全可靠地处理记录

安全性和保密性

  • 物理和电子记录的安全协议
  • Access 控件和用户权限
  • 了解数据隐私法律法规
  • 确保文档实践的合规性

存档和保存

  • 存档记录的方法
  • 长期存储解决方案
  • 物理记录的保存技术
  • 确保电子记录的寿命

实施最佳实践

  • 标准操作程序 (SOP)
  • 文档流程的持续改进

摘要和后续步骤

要求

  • 无需任何先决条件

观众

  • 办公室经理
  • 行政助理
 7 小时

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